Warum Batch-Level-CoAs für regulierte Käufer entscheidend sind

Warum sind Batch-Level-CoAs für regulierte Käufer unverzichtbar?

Für Unternehmen in der pharmazeutischen, biotechnologischen und chemischen Industrie sind Batch-Level-CoAs (Certificate of Analysis) nicht nur ein Standarddokument, sondern ein zentraler Bestandteil der Qualitäts- und Compliance-Systeme. Im Gegensatz zu allgemeinen CoAs, die nur allgemeine Spezifikationen wie Reinheit oder Molekulargewicht liefern, enthalten Batch-Level-CoAs präzise, auf den konkreten Herstellungszeitpunkt bezogene Daten für jeden einzelnen Produktionsabschnitt.

Ein Beispiel: Ein Wirkstoff mit einer Spezifikation von ≥98 % Reinheit gemäß USP <1225> muss in jedem Batch nachgewiesen werden. Nur ein CoA, das den HPLC-Wert für diesen spezifischen Batch enthält – beispielsweise 98,4 % –, erfüllt die Anforderungen der Zulassungsbehörden wie der EMA oder FDA. Ohne solche detaillierten Daten ist die Rückverfolgbarkeit (traceability) nicht gewährleistet, was bei Audits oder Inspektionen zu Verzögerungen oder sogar Zurückweisungen führen kann.

Welche Daten müssen in einem Batch-Level-CoA enthalten sein?

Ein vollständiges Batch-Level-CoA muss folgende Informationen enthalten:

• CAS-Nummer des Produkts
• Batch-Nummer und Herstellungsdatum
• Analytische Methoden (z. B. HPLC nach USP <621>, GC-MS nach ISO 17025)
• Ergebnisse der Reinheit, Purity, und Kontaminanten (z. B. Residuen von Lösungsmitteln gemäß ICH Q3C)
• Bestätigung der Spezifikationen (z. B. USP, EP, BP, ACS, FCC)
• Angaben zu Lagerung und Haltbarkeit
• Unterschrift des zuständigen Qualitätsverantwortlichen

Diese Daten sind nicht nur für interne Qualitätskontrolle relevant, sondern auch für die Dokumentation in Zulassungsunterlagen (z. B. CMC-Teil in einem MAA oder NDA).

Wie beeinflusst die fehlende Batch-Level-Information die Compliance?

Die Nichtbereitstellung eines Batch-Level-CoA kann zu erheblichen Compliance-Risiken führen. Beispielsweise erfordert die EU-Verordnung (EU) 2023/1147 für Arzneimittel die vollständige Dokumentation der Herstellung und Analyse jedes einzelnen Batches. Bei einer Inspektion durch die EMA oder eine nationale Behörde wie das BfArM kann ein fehlendes oder unvollständiges CoA als Verstoß gegen die GMP-Richtlinien (Annex 1, EU GMP Guide) gewertet werden.

Zudem ist die Rückverfolgbarkeit von Wirkstoffen in klinischen Studien nach ICH E6(R3) verpflichtend. Ohne Batch-Level-Daten kann die Herkunft eines Produkts nicht nachgewiesen werden, was die Validität der Studiendaten gefährdet. In der Praxis bedeutet dies: Ein CoA, das nur "Reinheit ≥98 %" angibt, ohne Batch-Bezug, ist für regulatorische Zwecke nicht akzeptabel.

Welche Rolle spielen CoAs bei der Lieferantenbewertung?

Für Einkaufs- und Qualitätsabteilungen ist die Verfügbarkeit von Batch-Level-CoAs ein entscheidender Kriterium bei der Lieferantenbewertung. Ein Lieferant, der nur allgemeine CoAs oder keine CoAs bereitstellt, wird in der Regel nicht in die Zulassungsliste (approved supplier list) aufgenommen.

Die ISO 13485:2016 und die FDA 21 CFR Part 820 verlangen, dass alle Materialien, die in medizinische Geräte oder Arzneimittel eingehen, vollständig dokumentiert sind. Dies schließt auch die Analyse der Rohstoffe ein. Ein Lieferant, der keine Batch-Level-CoAs anbietet, kann als Risiko für die Produktqualität eingestuft werden.

Wie kann man sicherstellen, dass ein CoA tatsächlich gültig ist?

Nicht alle CoAs sind gleichwertig. Ein gültiges Batch-Level-CoA muss:

• Auf einem offiziellen Briefkopf des Lieferanten erscheinen
• Eine eindeutige Batch-Nummer enthalten
• Die Analysemethoden und -ergebnisse dokumentieren
• Mit einer qualifizierten Unterschrift oder elektronischen Signatur versehen sein
• In einer Sprache vorliegen, die für die zuständige Behörde akzeptiert ist (z. B. Englisch oder Deutsch)

Zusätzlich sollte der Lieferant die Möglichkeit bieten, die Analysedaten (z. B. HPLC- oder NMR-Spektren) auf Anfrage bereitzustellen. Dies ist besonders wichtig bei kritischen Wirkstoffen oder bei der Entwicklung von Biosimilars.

Sources

• European Medicines Agency (EMA): Guideline on Good Manufacturing Practice (GMP) for Medicinal Products
• U.S. FDA: 21 CFR Part 820 – Quality System Regulation
• ICH: ICH E6(R3) – Guideline for Good Clinical Practice
• USP: General Chapter <1225> – Assay
• ISO: ISO 13485:2016 – Medical devices – Quality management systems

Frequently asked

• Warum ist ein CoA ohne Batch-Nummer für die Pharmaindustrie unbrauchbar? Weil ohne Batch-Nummer keine Rückverfolgbarkeit möglich ist, was gegen GMP und ICH-E6-R3 verstößt.

• Kann ein CoA von einem früheren Jahr noch gültig sein? Nur, wenn es sich um ein Produkt mit langer Haltbarkeit handelt und die Analyse innerhalb der Gültigkeitsdauer durchgeführt wurde.

• Was ist der Unterschied zwischen CoA und SDS? Ein CoA dokumentiert die chemische und physikalische Qualität eines Produkts, während ein SDS (Safety Data Sheet) Sicherheits- und Gefahreninformationen enthält.

• Muss ein CoA immer auf Deutsch vorliegen? Nein, aber es muss in einer Sprache vorliegen, die von der zuständigen Behörde akzeptiert wird – meist Englisch oder Deutsch.